Time Boxing คือ? การบริหารเวลา ทุกวันนี้เป็นยังไง

Time Boxing คืออะไร?

Time Boxing หรือที่รู้จักกันอีกชื่อนึงคือ Time Blocking Technique เป็นรูปแบบ การบริหารเวลา (Time Management) โดยใช้การจัดสรรเวลาในกิจกรรมต่างๆ ที่สำคัญตลอดวัน ด้วยเทคนิคนี้ คุณจะแบ่งสัปดาห์ทำงานออกเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งคุณจะเช็คข่าวเรื่องชาวบ้าน อ่านหนังสือเพิ่มพูนความรู้ ทำโปรเจกท์ที่จะต้องส่ง พักสมอง ออกไปชิวกับเพื่อน หรือแม้แต่ออกกำลังกาย

เช่นเดียวกับกลยุทธ์การบริหารเวลาส่วนใหญ่ การบล็อกเวลาเป็นวิธีที่จะช่วยกอบกู้เวลาของคุณและทำความเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเวลาของคุณส่วนใหญ่หมดไปกับอะไร คนวัยทำงานมากมาย โดยเฉพาะวัยที่อายุเข้าใกล้เลข 3 (รวมทั้งตัวกระผมเอง) เมื่อทำงานไปถึงจุด ๆ นึง มีบางครั้งที่อาจรู้สึกเหนื่อยหน่าย หรือหมดไฟ (Burn out) เพราะจะให้เลิกทำก็ไม่ได้ กลับยิ่งกระตุ้นให้รู้สึกเหนื่อยหน่าย หรือหมดไฟให้หนักขึ้นไปอีก อย่างไรก็ตาม ปัญหานี้อาจจะทุเลาลงหรือหมดไปได้ด้วยการทำ Time Boxing ครับ นอกจากงานสำคัญที่คุณกำลังทำจะเสร็จลุล่วงได้แล้ว ที่สำคัญคุณจะได้จัดเวลาสำหรับพักผ่อนและดูแลตัวเองด้วย

Time Boxing ทำงานอย่างไร?

ในการสร้างกรอบเวลา ให้จัดกลุ่มงานและกำหนดกรอบเวลาเพื่อทำงานเหล่านั้น มี 2 ประเด็นหลักๆ ดังนี้

การกำหนดเวลาบล็อกเวลาในปฏิทินด้วยสายตา เพื่อที่ว่างานของคุณจะไม่ถูกขัดจังหวะหรือกำหนดเวลาไว้
การจัดกลุ่มงานต่างๆ ตามระดับช่วงเวลาที่ต้องใช้สมาธิ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจเริ่มต้นด้วยการสร้าง Time Boxing หนึ่งชั่วโมงตอน 9.00 น. เพื่อเช็คอีเมล จากนั้นคุณจะต้องสร้าง Time Boxing ตั้งแต่ 10.00 น. ถึง 11.30 น. เพื่อทำงานในโปรเจกท์หลักของคุณสำหรับวันนั้น เช่น การขึ้นพูดบรรยายหรือการติดตามงาน เมื่อเวลา 11.30 น. คุณจะต้องสร้างกรอบเวลาอีกหนึ่งชั่วโมงสำหรับมื้อกลางวัน เป็นต้น

Time Boxing vs การแบ่งกลุ่มงาน (Task Batching)

การแบ่งกลุ่มงานเป็นองค์ประกอบนึงของ Time Boxing เพราะเมื่อคุณแบ่งกลุ่มงาน คุณจะต้องรวบรวมและหาจุดสอดคล้องของงานที่คล้ายกันเพื่อให้คุณสามารถทำงานพร้อมกันได้ งานเหล่านี้มักใช้เวลามากกว่าที่เราคิดไว้มาก แต่เนื่องจากงานเหล่านี้เสร็จเร็วมาก เราจึงไม่ได้ติดตามว่าเราใช้เวลาไปกับมันเท่าไร การแบ่งกลุ่มงานสามารถช่วยลดเวลาที่คุณใช้ไปกับงานเร่งด่วนและงานเฉพาะกิจ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น การแบ่งกลุ่มงานจะช่วยให้คุณโฟกัสได้ว่าเวลาและความสนใจของคุณกำลังจะใช้ไปกับอะไร

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ากระผมจัดการวางแผนอัพคอนเทนต์รายสัปดาห์ลงเว็บไซต์ทุกวันจันทร์ กระผมจะต้องวิเคราะห์และหาข้อมูลที่จะลงในสัปดาห์นั้น ดูสถิติจากโพสต์ของสัปดาห์ที่แล้ว และเก็บรายละเอียดต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกำหนดเวลาสำหรับคอนเทนท์ใหม่ในสัปดาห์หน้า โดยปกติ กระผมจะทำงานนี้ตลอดเวลาที่มีเวลาว่าง และส่วนใหญ่ก็มักจะกระจัดกระจายไปตลอดทั้งวัน

การรวมงานทั้งหมดนี้เข้าด้วยกันไปเลย กระผมจะมีงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและจดจ่อกับการทำงานให้เสร็จในวันนั้น ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดตารางเวลาการทำงานนั้นในปฏิทิน ซึ่งจะกลายเป็น Time Boxing นั่นเอง

การบริหารเวลา vs การติดตามเวลา

การบริหารเวลาวิธีการนี้ที่กระผมเพิ่งนำเสนอไป จะเปล่าประโยชน์อะไรเลย หากคุณไม่ทำการติดตาม (Tracking) Time Boxing สามารถช่วยในการติดตามเวลาได้ และก็จำเป็นต้องทำเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากจะช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าคุณใช้เวลาในแต่ละช่วงนานเท่าใด เพียงหมั่นเช็คและติดตามว่าคุณยังคงทำได้ตามเวลาที่กำหนดไว้ได้อยู่ หรืออัปเดตแก้ไขหากมีสิ่งใดเปลี่ยนแปลง การตั้ง Notification แจ้งเตือนไว้ ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่กระผมแนะนำ หากคุณใช้เทคนิค Time Boxing นี้ในการแบ่งเวลากับสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตอื่น ๆ

Time Boxing เหมาะกับใคร?

การบล็อกเวลาจะไม่มีผลถ้าปฏิทินของคุณเต็มไปด้วยการประชุมเป็นส่วนใหญ่ แต่ถ้าคุณมีเวลาว่างในปฏิทินบ่อยๆ คุณสามารถใช้กลยุทธ์นี้เพื่อจัดการความสนใจและโฟกัสได้ดีขึ้น ดังที่ กฎของพาร์กินสัน กล่าวไว้ว่า “งานใด ๆ ก็ตามจะขยายออกไปเพื่อเติมเต็มเวลาที่คุณมีทั้งหมด หรือสามารถใช้ในการทำงานนั้นได้” ดังนั้นการบล็อกเวลาจึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการควบคุมปฏิทินของคุณและจัดกำหนดการงานโดยตั้งใจ

Time Boxing มีประโยชน์อย่างยิ่งหาก:

คุณมักจะพยายามทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
คุณอยากที่จะจดจ่อกับงานเดียวและลดการรบกวน
คุณต้องการจะโฟกัสเรื่องเวลาและพลังงานในการทำงานของคุณ
คุณอยากจะรู้ให้ได้ว่าเวลาของคุณหมดไปกับอะไรในแต่ละวัน
คุณกำลังลำบากกับภาระงานที่มากเกินไป

สรุป

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ สำหรับเทคนิคการจัดสรรเวลา ที่กระผมมองว่ามีประโยชน์มากๆ และได้นำมาฝากกันในวันนี้ หากผิดพลาดประการใดก็ขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วยนะครับ กระผมหวังว่าคอนเทนท์นี้คงจะเป็นประโยชน์กับทุกท่านไม่มากก็น้อยนะครับ