Time Boxing หรือที่รู้จักกันอีกชื่อนึงคือ Time Blocking Technique เป็นรูปแบบ การบริหารเวลา (Time Management) โดยใช้การจัดสรรเวลาในกิจกรรมต่างๆ ที่สำคัญตลอดวัน ด้วยเทคนิคนี้ คุณจะแบ่งสัปดาห์ทำงานออกเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งคุณจะเช็คข่าวเรื่องชาวบ้าน อ่านหนังสือเพิ่มพูนความรู้ ทำโปรเจกท์ที่จะต้องส่ง พักสมอง ออกไปชิวกับเพื่อน หรือแม้แต่ออกกำลังกาย
เช่นเดียวกับกลยุทธ์การบริหารเวลาส่วนใหญ่ การบล็อกเวลาเป็นวิธีที่จะช่วยกอบกู้เวลาของคุณและทำความเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเวลาของคุณส่วนใหญ่หมดไปกับอะไร คนวัยทำงานมากมาย โดยเฉพาะวัยที่อายุเข้าใกล้เลข 3 (รวมทั้งตัวกระผมเอง) เมื่อทำงานไปถึงจุด ๆ นึง มีบางครั้งที่อาจรู้สึกเหนื่อยหน่าย หรือหมดไฟ (Burn out) เพราะจะให้เลิกทำก็ไม่ได้ กลับยิ่งกระตุ้นให้รู้สึกเหนื่อยหน่าย หรือหมดไฟให้หนักขึ้นไปอีก อย่างไรก็ตาม ปัญหานี้อาจจะทุเลาลงหรือหมดไปได้ด้วยการทำ Time Boxing ครับ นอกจากงานสำคัญที่คุณกำลังทำจะเสร็จลุล่วงได้แล้ว ที่สำคัญคุณจะได้จัดเวลาสำหรับพักผ่อนและดูแลตัวเองด้วย
Time Boxing ทำงานอย่างไร?
ในการสร้างกรอบเวลา ให้จัดกลุ่มงานและกำหนดกรอบเวลาเพื่อทำงานเหล่านั้น มี 2 ประเด็นหลักๆ ดังนี้
- การกำหนดเวลาบล็อกเวลาในปฏิทินด้วยสายตา เพื่อที่ว่างานของคุณจะไม่ถูกขัดจังหวะหรือกำหนดเวลาไว้
- การจัดกลุ่มงานต่างๆ ตามระดับช่วงเวลาที่ต้องใช้สมาธิ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเริ่มต้นด้วยการสร้าง Time Boxing หนึ่งชั่วโมงตอน 9.00 น. เพื่อเช็คอีเมล จากนั้นคุณจะต้องสร้าง Time Boxing ตั้งแต่ 10.00 น. ถึง 11.30 น. เพื่อทำงานในโปรเจกท์หลักของคุณสำหรับวันนั้น เช่น การขึ้นพูดบรรยายหรือการติดตามงาน เมื่อเวลา 11.30 น. คุณจะต้องสร้างกรอบเวลาอีกหนึ่งชั่วโมงสำหรับมื้อกลางวัน เป็นต้น
Time Boxing vs การแบ่งกลุ่มงาน (Task Batching)
การแบ่งกลุ่มงานเป็นองค์ประกอบนึงของ Time Boxing เพราะเมื่อคุณแบ่งกลุ่มงาน คุณจะต้องรวบรวมและหาจุดสอดคล้องของงานที่คล้ายกันเพื่อให้คุณสามารถทำงานพร้อมกันได้ งานเหล่านี้มักใช้เวลามากกว่าที่เราคิดไว้มาก แต่เนื่องจากงานเหล่านี้เสร็จเร็วมาก เราจึงไม่ได้ติดตามว่าเราใช้เวลาไปกับมันเท่าไร การแบ่งกลุ่มงานสามารถช่วยลดเวลาที่คุณใช้ไปกับงานเร่งด่วนและงานเฉพาะกิจ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น การแบ่งกลุ่มงานจะช่วยให้คุณโฟกัสได้ว่าเวลาและความสนใจของคุณกำลังจะใช้ไปกับอะไร
การรวมงานทั้งหมดนี้เข้าด้วยกันไปเลย กระผมจะมีงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและจดจ่อกับการทำงานให้เสร็จในวันนั้น ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดตารางเวลาการทำงานนั้นในปฏิทิน ซึ่งจะกลายเป็น Time Boxing นั่นเอง
การบริหารเวลา vs การติดตามเวลา
การบริหารเวลาวิธีการนี้ที่กระผมเพิ่งนำเสนอไป จะเปล่าประโยชน์อะไรเลย หากคุณไม่ทำการติดตาม (Tracking) Time Boxing สามารถช่วยในการติดตามเวลาได้ และก็จำเป็นต้องทำเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากจะช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าคุณใช้เวลาในแต่ละช่วงนานเท่าใด เพียงหมั่นเช็คและติดตามว่าคุณยังคงทำได้ตามเวลาที่กำหนดไว้ได้อยู่ หรืออัปเดตแก้ไขหากมีสิ่งใดเปลี่ยนแปลง การตั้ง Notification แจ้งเตือนไว้ ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่กระผมแนะนำ หากคุณใช้เทคนิค Time Boxing นี้ในการแบ่งเวลากับสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตอื่น ๆ
การบล็อกเวลาจะไม่มีผลถ้าปฏิทินของคุณเต็มไปด้วยการประชุมเป็นส่วนใหญ่ แต่ถ้าคุณมีเวลาว่างในปฏิทินบ่อยๆ คุณสามารถใช้กลยุทธ์นี้เพื่อจัดการความสนใจและโฟกัสได้ดีขึ้น ดังที่ กฎของพาร์กินสัน กล่าวไว้ว่า “งานใด ๆ ก็ตามจะขยายออกไปเพื่อเติมเต็มเวลาที่คุณมีทั้งหมด หรือสามารถใช้ในการทำงานนั้นได้” ดังนั้นการบล็อกเวลาจึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการควบคุมปฏิทินของคุณและจัดกำหนดการงานโดยตั้งใจ
Time Boxing มีประโยชน์อย่างยิ่งหาก:
- คุณมักจะพยายามทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- คุณอยากที่จะจดจ่อกับงานเดียวและลดการรบกวน
- คุณต้องการจะโฟกัสเรื่องเวลาและพลังงานในการทำงานของคุณ
- คุณอยากจะรู้ให้ได้ว่าเวลาของคุณหมดไปกับอะไรในแต่ละวัน
- คุณกำลังลำบากกับภาระงานที่มากเกินไป
เป็นอย่างไรกันบ้างครับ สำหรับเทคนิคการจัดสรรเวลา ที่กระผมมองว่ามีประโยชน์มากๆ และได้นำมาฝากกันในวันนี้ หากผิดพลาดประการใดก็ขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วยนะครับ กระผมหวังว่าคอนเทนท์นี้คงจะเป็นประโยชน์กับทุกท่านไม่มากก็น้อยนะครับ
Source: clockify.me
